چگونه نرم‌افزار مدیریت دارایی‌های فناوری اطلاعات را با نرم‌افزار انبار ترکیب کنیم؟
نرم‌افزار مدیریت دارایی‌های IT بسیاری از وظایف را برای مدیریت IT تسهیل می‌کند. انتقال بین سخت‌افزار، نرم‌افزار و تجهیزات جانبی معمولاً پیوسته است. بنابراین، ارزش دارد که یک رویکرد جامع در نظر گرفته شود - یعنی ادغام مدیریت دارایی‌های IT در مدیریت موجودی شرکت.
شرکت سوئیسی Timly با ابزار مدیریت دارایی و نرم‌افزار مدیریت موجودی خود، امکان مدیریت دارایی‌ها و ابزارهای کاری مختلف را فراهم می‌کند. این کار با استفاده از پروفایل‌های قابل تنظیم که مانند الگو عمل می‌کنند، انجام می‌شود. ویژگی‌ها، ارتباطات و فایل‌های مرتبط می‌توانند بر اساس نیازهای یک دارایی و الزامات شرکت تنظیم شوند. این امر استفاده به‌عنوان نرم‌افزار مدیریت دارایی‌های IT را در برنامه‌های عملیاتی ممکن می‌سازد. اخیراً یک رابط کاربری برای مدیریت خودکار دارایی‌های IT (ITAM) اضافه شده است. دارایی‌های سخت‌افزاری و نرم‌افزاری که توسط نرم‌افزار ITAM Lansweeper شناسایی شده‌اند، می‌توانند از طریق API مستقیماً به Timly وارد شوند.
نرم‌افزار مدیریت دارایی به‌عنوان رابطی جهانی در شرکت
راه‌حل‌های مدیریت دارایی نقش مرکزی در شرکت ایفا می‌کنند. آنها دیگر فقط به ساده‌سازی دیجیتال مدیریت تأسیسات محدود نمی‌شوند. فقط ثبت و نشانه‌گذاری دقیق ابزارهای کاری به کاربری پایدارتر و صرفه‌جویی در منابع منجر می‌شود. دارایی‌ها دیگر به‌راحتی ناپدید نمی‌شوند و مکان‌ها و مسئولیت‌های شخصی همیشه قابل پیگیری هستند. هم‌زمان، نرم‌افزار مدیریت امکان تخصیص مؤثرتر مواد و ابزارهای موردنیاز را فراهم می‌کند.
پرونده‌های دیجیتال دستگاه‌ها و تبادل داده‌های یکپارچه شرایطی را فراهم می‌سازند که تقریباً هرگونه اطلاعاتی درباره ابزارهای استفاده‌شده را درخواست کنند. اگر ویژگی‌های اصلی مانند ارائه مبتنی بر شبکه یا دسترسی از طریق اپلیکیشن در دسترس باشد، کارکنان در هر محل کاری می‌توانند به دستورالعمل‌های کاربری، هشدارهای ایمنی و حتی برنامه‌های نگهداری به‌صورت دیجیتال دسترسی داشته باشند. به این ترتیب می‌توان آسیب‌ها را مستند و بلافاصله گزارش داد.
در نرم‌افزار مدیریت دارایی‌های IT، محدودیت‌های زمانی نقش مهمی دارند. نگهداری دیگر فقط در کارگاه‌ها موضوع مهمی نیست، بلکه برای سخت‌افزار و نرم‌افزار در شرکت نیز اهمیت دارد. تقویم‌های نگهداری جامع به هماهنگی کمک می‌کنند و مانع از فراموش شدن زمان‌بندی‌های مهم می‌شوند. تمدید مجوزها نیز در این زمینه یکی دیگر از جنبه‌های مهم است.
برای تصمیم‌گیری‌های اقتصادی، داشتن یک پایگاه داده گسترده‌تر کمک‌کننده است. با نظارت بر همه فعالیت‌های مربوط به یک دارایی، می‌توان به‌راحتی سودآوری، نیاز به تعمیرات و شدت استفاده را تعیین کرد.
دارایی‌های IT: تعریف و چالش‌ها
سیستم‌های تخصصی ITAM باید طیف وسیعی از پردازش اطلاعات را پوشش دهند. این به دلیل تنوع دارایی‌های IT و ویژگی‌های خاص آنهاست که در نرم‌افزار مدیریت دارایی‌های IT باید در نظر گرفته شوند:
- سخت‌افزارهای کلاسیک: سرورها، دسکتاپ‌ها، لپ‌تاپ‌ها و دستگاه‌های موبایل دیگر شامل تعداد زیادی از قطعات مختلف هستند. علاوه بر داده‌های پایه مانند سال خرید یا لیست قطعات نصب‌شده، پارامترهای پویا مانند نسخه فعلی BIOS/UEFI یا مقادیر هوشمند هارد‌دیسک‌ها نیز می‌توانند مهم باشند.
- لوازم جانبی/تجهیزات جانبی: مانیتورها، دستگاه‌های ورودی، بلندگوها و رسانه‌های ذخیره‌سازی خارجی از جمله دارایی‌های رایج در این دسته هستند که می‌توان آنها را به‌طور قابل‌توجهی گسترش داد. برخی از این دستگاه‌ها غیرفعال هستند و ویژگی‌های آنها به‌صورت خودکار قابل خواندن نیست. علاوه بر این، دستگاه‌های مربوطه قابل حمل و تعویض هستند که می‌تواند مشکلاتی در مدیریت خدمات ایجاد کند.
- اجزای شبکه: سوئیچ‌ها، روترها و پرینترهای شبکه جزو عناصر اغلب فراموش‌شده هستند که در تقریباً هر شبکه حرفه‌ای وجود دارند. این دستگاه‌ها اغلب نصب‌شده و به‌راحتی قابل دسترسی نیستند. با این حال، بررسی آنها ضروری است زیرا سیستم‌عامل قدیمی بر روی یک جزء فعال شبکه می‌تواند یک شبکه شرکتی امن را آسیب‌پذیر کند.
- نرم‌افزار: در اینجا دو زیرمجموعه بزرگ سیستم‌های عامل و برنامه‌های نصب‌شده وجود دارد. نسخه‌ها و سطح به‌روزرسانی‌ها باید در مرکز توجه باشند تا نقاط ضعف برای مهاجمان سایبری فراهم نشود. مدیریت مجوزها مبنای استفاده و دسترسی به به‌روزرسانی‌ها است. مجازی‌سازی چالش‌های بیشتری ایجاد می‌کند، زیرا عناصر مجازی به‌نوعی فقط روی کاغذ وجود دارند.
تنوع دارایی‌های ممکن به‌دلیل گسترش اینترنت اشیا (IoT) و روندهای صنعت 4.0 افزایش می‌یابد، بنابراین راه‌حل‌های ITAM باید گسترده باشند تا بتوانند تمام عناصر ممکن را در طول چرخه عمرشان در شرکت به‌طور کامل نمایش دهند.
ابزار مدیریت دارایی به‌عنوان هماهنگ‌کننده
ادغام مدیریت موجودی عمومی در نرم‌افزار مدیریت دارایی‌های IT در عمل ممکن نیست. تیملی با ادغام Lansweeper مسیر معکوس را طی می‌کند. ابزار ITAM شبکه‌ها را برای اجزای فعال اسکن می‌کند. این کار با استفاده از اطلاعاتی که از طریق پروتکل‌های شبکه معمول به‌دست می‌آید، انجام می‌شود. برای نظارت دقیق‌تر، برنامه‌های کلاینت در دسترس هستند که باید روی دستگاه‌های نهایی نصب شوند. این برنامه‌ها سپس به سرور محلی Lansweeper متصل شده و اطلاعات دقیق در مورد برنامه‌های نصب‌شده و سیستم عامل مورد استفاده را ارسال می‌کنند. کاربران تنظیم‌شده نیز می‌توانند به‌صورت خودکار شناسایی شوند. امنیت بیشتر با مقایسه نسخه‌های نرم‌افزاری شناسایی‌شده با پایگاه داده آسیب‌پذیری‌ها و مواجهه‌های عمومی (CVE) که نقاط ضعف شناخته‌شده را فهرست می‌کند، حاصل می‌شود. اگر نرم‌افزار مدیریت دارایی‌های IT برنامه‌های آسیب‌پذیر را در شبکه خود تشخیص دهد، هشداری صادر می‌شود. همچنین می‌توان اسکریپت‌هایی را که اقدامات از پیش تعریف‌شده را در مواقع اضطراری انجام می‌دهند، پشتیبانی کرد.
در انتقال خودکار دارایی‌های شناسایی‌شده توسط نرم‌افزار مدیریت دارایی‌های IT، می‌توان تخصیص‌ها به دسته‌ها و مکان‌های موجود را انجام داد. این کار به‌گونه‌ای نیست که دوباره ثبت شود. اشیای واردشده تمام عملکردهای پیش‌بینی‌شده در Timly را دریافت می‌کنند؛ اطلاعات جزئی از Lansweeper از طریق پیوند به داده‌های آن قابل دسترسی هستند. دستگاه‌های جانبی که به‌صورت خودکار شناسایی نشده‌اند، می‌توانند در ثبت دارایی‌های IT تیملی تکمیل شوند تا داده‌های کامل در آنجا موجود باشد.
مدیریت دارایی‌های IT: آلمانی به‌عنوان زبان پایه - اروپا به‌عنوان استاندارد
برای نمایش جامع یک موجودی شرکت و ادغام نرم‌افزار مدیریت دارایی‌های IT، بهتر است که نرم‌افزار مورد استفاده برای بازار آلمانی‌زبان و کشورهای هم‌جوار طراحی شده باشد. الزامات، مانند حسابرسی سالانه به‌عنوان بخشی از موجودی یا رابط‌های داده‌ای با برنامه‌های SAP استفاده‌شده در مرکز اروپا، بیشتر به الزامات محلی طراحی شده‌اند. همین امر برای پشتیبانی نیز صدق می‌کند که معمولاً بهتر با نیازهای کاربران آلمانی‌زبان خود آشنا است. در نهایت، مشکلات درک از بین می‌رود وقتی کل کارکنان با یک نرم‌افزار واحد کار کنند و منوها و توصیفات در منطقه آلمانی‌زبان طراحی شده باشند.
استفاده مؤثر از نرم‌افزار مدیریت دارایی‌های IT
وقتی نرم‌افزار مدیریت دارایی‌های IT تنها برای ثبت اداری سخت‌افزار و نرم‌افزار استفاده نمی‌شود، بلکه به‌عنوان پلتفرمی برای تبادل اطلاعات در مورد تمام دارایی‌های IT عمل می‌کند، این پتانسیل را دارد که ارزش افزوده‌ای برای شرکت به‌وجود آورد. کارکنان به داده‌هایی که به ابزارهای کاری آنها مربوط می‌شود دسترسی پیدا می‌کنند. این تعداد سوالات احتمالی به واحد IT را کاهش می‌دهد و به‌طور کلی شفافیت بیشتری ایجاد می‌کند. اگر نرم‌افزار مدیریت دارایی‌های IT در مدیریت موجودی عمومی قرار داده شود، پارامترهای پویا در روندهای کاری عادی به‌روز می‌شوند. ()